Hoe PPO Rotterdam met Fynch mobiliteitsdeclaraties weer makkelijk en leuk maakte

Fynch helpt PPO Rotterdam en haar 150 medewerkers bij het dagelijks registreren en declareren van woonwerkverkeer, zakelijke ritten en thuiswerkdagen. PPO Rotterdam gebruikt hiervoor het mobiliteitsplatform van Fynch dat bestaat de Fynch app, web monitor, mobility configurator & calculator en het Fynch beloningsprogramma.

Resultaten
  • Administratieve ontlasting declaraties
  • Inzicht in CO2 uitstoot van mobiliteit
  • Stimuleren van duurzaam en vitaal reisgedrag

Opzet klantcase PPO Rotterdam

Fynch helpt PPO Rotterdam en haar 150 medewerkers bij het dagelijks registreren en declareren van woonwerkverkeer, zakelijke ritten en thuiswerkdagen.

PPO Rotterdam gebruikt hiervoor het mobiliteitsplatform van Fynch dat bestaat de Fynch app, web monitor, mobility configurator & calculator en het Fynch beloningsprogramma. 

“Het Fynch platform was precies de oplossing waar wij naar op zoek waren. Door het hybride werken en de nieuwe mobiliteit regels voor onbelast vergoeden van reiskosten en thuiswerken moeten onze medewerkers gemiddeld 50 tot 80 declaraties per maand aanmaken. Dit leidt tot veel fouten, kost veel tijd en leidt tot veel ergernis. Fynch maakt dit voor zowel de medewerker als manager heel gemakkelijk en ook leuk” 

Gijs van der Laan, Hoofd Bedrijfsvoering PPO Rotterdam

Fynch app voor automatische registratie van ritten en thuiswerkdagen

Medewerkers van PPO Rotterdam gebruiken de Fynch app voor het dagelijks registreren van alle trips en thuiswerkdagen. Fynch herkent zelf thuiswerkdagen en of je fietst, wandelt, met het OV of met de auto reist.

De medewerker kan zelf kiezen uit een automatische, start-stop of handmatige registratie. De mobiliteitsprestaties en ritten zijn alleen zichtbaar voor de gebruiker zelf.

Op basis van deze registratie en de hoogte van de vergoedingen die in de nieuwe mobiliteitsregeling van PPO Rotterdam gelden worden de maandelijkse reiskosten- en thuiswerkvergoedingen door Fynch berekend.

PPO-medewerkers downloaden maandelijks hun declaratierapport en sturen deze heel eenvoudig het salarissysteem in. Fynch zal deze stap nog makkelijker maken door in de toekomst direct te koppelen met het salarissysteem. 

Fynch web monitor voor sturen op milieu-impact

De Fynch web monitor geeft PPO Rotterdam inzicht in de opbouw van de mobiliteit gerelateerde CO2 footprint van de hele organisatie inclusief uitstoot van privé auto’s voor zakelijk gebruik.

Hiermee is PPO Rotterdam klaar voor de normerende regeling werk gebonden personenmobiliteit die vanaf januari 2023 in werking gaat voor werkgevers met meer dan 100 werknemers.

Deze wetgeving verplicht werkgevers de door mobiliteit veroorzaakte CO2 uitstoot te monitoren en te reduceren. 

De monitor geeft tevens inzicht in de modaliteitssplit, beweegtijd en reizen binnen en buiten de spits. Deze gegevens zijn near time beschikbaar. Uiteraard volledig geanonimiseerd en geaggregeerd.

Een waardevolle databron voor het verder optimaliseren van het mobiliteitsbeleid. 

Fynch mobility configurator voor instellen nieuwe mobiliteitsregeling

PPO Rotterdam heeft sinds 1 januari 2022 een nieuwe mobiliteitsregeling ingevoerd die voldoet aan de nieuwe fiscale wetgeving en aan de CAO PO.

Deze mobiliteitsregeling is ingevoerd in de Fynch mobility configurator waardoor de maandelijkse vergoedingen per medewerker automatisch berekend worden. 

De nieuwe mobiliteitsregeling van PPO Rotterdam bevat sinds 1 januari een thuiswerkvergoeding (2 euro per dag) en de vaste woonwerkvergoeding is vervangen voor een kilometervergoeding voor alle woonwerk- en dienstreizen.

De vaste woonwerkvergoeding is niet meer toegestaan en is voor de meeste medewerkers, die veelal hybride werken, ook niet meer aan de orde.

De werkelijke reisbewegingen die worden vastgelegd door Fynch zijn bepalend om een vast bedrag per kilometer te mogen uitbetalen.

PPO Rotterdam heeft de Fynch mobility configurator als volgt ingesteld:

  • Er is recht op een vaste vergoeding per kilometer voor elke reisbeweging ongeacht het vervoermiddel. Voor de beweging van huis naar de eerste werklocatie vice versa geldt een maximum aantal kilometers van 35 kilometer. 
  • De bruto vergoeding bedraagt 28 ct per kilometer en is voor 19ct onbelast. Over de resterende 9 ct wordt wel belasting ingehouden. De netto vergoeding bedraagt ca 24 ct per kilometer.
  • De vergoeding voor parkeerkosten bij niet PPO locaties is komen te vervallen. 
  • Er wordt een thuiswerkvergoeding van €2,00 per dag vergoed voor dagen dat de medewerker volgens het rooster werkt en geen enkele reisbeweging maakt voor het werk.
  • De medewerker ontvangt de vergoeding na indiening van een declaratie via HR2DAY.

Voordelen voor werknemers PPO Rotterdam

Het mooie van deze nieuwe regeling is dat de werknemer er ook nog eens op vooruit is gegaan: 

  • Met invoering thuiswerkvergoeding wordt een extra arbeidsvoorwaarde toegevoegd die niet in de CAO voorkomt.
  • De regeling geldt voor woon-werkverkeer vanaf 1 kilometer en niet meer vanaf 7 kilometer zoals in de CAO staat. Dit betekent dat nu alle reiskilometers voor vergoeding in aanmerking komen en zeker dus ook de fietskilometers!
  • Het maximaal aantal kilometers woon-werkverkeer bedraagt 35 kilometer enkele reis, wat ruimer is dan de CAO (21 kilometer).
  • Door een tarief van 28 ct (24 ct netto) per kilometer te hanteren wordt voor woon-werkverkeer ongeveer 15 ct netto per kilometer meer vergoed dan in de CAO staat.
  • De parkeerkosten voor andere locaties dan PPO-locaties vervallen. Dit is geen Cao-vergoeding maar wel een gewoontevergoeding bij PPO. Uit intern onderzoek is gebleken dat de declaratieomvang op enkele uitzonderingen na heel beperkt is en ook ruimschoots uit het verschil van deze regeling met de woonwerkverkeerregeling van de CAO kan worden afgedekt.
  • De uitruilregeling aan het einde van jaar bestaat niet meer omdat de volledige fiscale ruimte wordt benut (neutraal effect maar grote administratieve vereenvoudiging).

Duurzaam en vitaal reizen en werken wordt beloond

Medewerkers die duurzaam en actief reizen worden beloond met coins. Je verdient coins met fietsen, reizen met OV, reizen buiten de spits, wandelen en thuiswerken.

Coins kunnen worden ingewisseld in de Fynch app, voor kortingen op een scala aan duurzame incentives. 

In het eerste jaar van de regeling wil PPO geen onderscheid maken tussen de vergoeding voor de verschillende vervoersvormen. Duidelijk is dat gebruik van de fiets stukken voordeliger is dan gebruik van de auto.

Samen met de fietsenregeling kan een medewerker die binnen redelijke afstand van het werk woont de ‘winst’ investeren in een (elektrische) fiets.

Na afloop van het eerste jaar van deze regeling wordt bekeken of er met de inzet van de werkkostenregeling verder geïnvesteerd kan worden in het stimuleren van mobiliteit met een zo laag mogelijke milieu-impact. 

Met Fynch slaat PPO Rotterdam drie vliegen in één klap: administratieve ontlasting, inzicht én het stimuleren van duurzaam en vitaal reisgedrag.

Over PPO Rotterdam

PPO Rotterdam is één van de 77 samenwerkingsverbanden voor passend primair onderwijs in Nederland. PPO Rotterdam wordt gevormd door 21 aangesloten schoolbesturen die actief zijn in het primair onderwijs in Rotterdam aan ruim 52.000 kinderen.

Missie en visie

De missie van PPO Rotterdam luidt:

Alle Rotterdamse kinderen een passende onderwijsplek, zoveel mogelijk in de eigen wijk.

PPO Rotterdam streeft naar het inclusiever worden van alle vormen van onderwijs (bao-sbo-so) en het voorkomen van uitsluiting zodat er voor alle Rotterdamse kinderen een passende onderwijsplek beschikbaar is.

Regulier waar het kan, speciaal als het moet en zoveel mogelijk thuisnabij (in de eigen wijk). PPO Rotterdam faciliteert de scholen om dit te kunnen realiseren en stimuleert hybride vormen van onderwijs.

Het Rotterdams model 

In Rotterdam werken we samen aan passend onderwijs door het ‘Rotterdams model’. Hierin is de expertise over de extra ondersteuning van kinderen geborgd en in dienst van het samenwerkingsverband.

Expertise die extern wordt ingehuurd is in de vorm van het ‘schoolbudget’ via de PPO-schoolcontactpersoon per school beschikbaar.

De Wet Primair Onderwijs (WPO) en de Wet op de Expertise Centra (WEC) vormen onze wettelijke basis. In Rotterdam wordt passend onderwijs collectief en op basis van solidariteit aangepakt.

We zetten mensen en middelen in waar het nodig is, ‘ieder het zijne is niet ieder hetzelfde’. We werken aan inclusiever onderwijs, in een inclusievere stad.

Ben je er klaar voor om de kracht van Fynch te ontdekken?

Boek een demo