De Rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit vraagt werkgevers met 100 medewerkers of meer om van alle woon-werkritten en zakelijke ritten bij te houden hoeveel kilometer er is gereisd en met wat voor voertuig. Wist je dat nog niet? Lees dan hier meer over deze wetgeving.
Is de enquête een structurele oplossing?
Met een enquête zorg je ervoor dat je voldoet aan de minimale rapportageverplichting van de overheid voor woon-werkkilometers. Dit geldt in ieder geval voor 2024. Wanneer de doelstellingen van het klimaatakkoord niet worden gehaald, zal er een tussentijds plafond worden ingesteld en is de verwachting dat de optie voor de enquête verdwijnt.
Alleen woon-werkritten via enquête.
Wanneer de woon-werkafstand en de werkdagen structureel hetzelfde zijn, is deze informatie op te halen met een enquête. In sommige gevallen geldt dit voor een groot deel van het personeelsbestand, denk aan retailorganisaties waarbij het grootste deel van het personeel altijd naar dezelfde winkel als werkplek reist of ziekenhuizen, zorginstellingen, fabrieken en distributiecentra. Voor medewerkers die veel naar verschillende adressen reizen of die veel zakelijke kilometers maken, geldt dit niet.
Steekproef
Hoeveel medewerkers moeten de vragenlijst invullen? Om een resultaat te verkrijgen dat op de gehele groep toegepast kan worden moet het aantal respondenten groot genoeg zijn. De overheid hanteert hiervoor strenge normen: het betrouwbaarheidsniveau moet 95% met een foutmarge van 2%. Zeker bij kleinere bedrijven betekent dit dat vrijwel alle medewerkers de vragen moeten beantwoorden. Enkele voorbeelden:
- Bij 100 werknemers zijn 97 respondenten nodig;
- Bij 1000 werknemers zijn 707 respondenten nodig;
- Bij 2000 werknemers zijn 1092 respondenten nodig.
Door naast registratie met de Fynch app de andere toegestane methodes toe te passen zorgt Fynch dat er voor het hele bedrijf een sluitende administratie voor de rapportage wordt opgesteld.
Belangrijk! Zakelijke kilometers kunnen niet worden uitgevraagd met de enquête.
Welke data wordt niet opgehaald met de enquête?
Het is belangrijk je te realiseren dat het uitzetten van de enquête in veel gevallen niet voldoende is om te voldoen aan de Rapportageverplichting WPM. De enquête is enkel geschikt voor het ophalen van (vaste) woon-werkritten. Wat er bijvoorbeeld niet onder valt en waar dus een andere oplossing voor gevonden moet worden is:
- Zakelijke mobiliteit – leasevervoer
- Zakelijke mobiliteit – mobiliteitsdiensten
- Zakelijke mobiliteit – eigen vervoer (evt. gedeclareerde kilometers)
Hoe dan?
Het bijhouden van al deze bewegingen brengt een flinke administratie met zich mee, dat is precies waar wij met onze app en ons platform een oplossing voor vinden. Toch is een van de meest gestelde vragen van onze klanten: ‘Hoe kom ik er onderuit?’.
Sommigen lezen de handreiking die door RvO (45 pagina’s!) is verspreid en lezen over de mogelijkheid voor het houden van een interne enquête. Dat lijkt een goede en simpele oplossing, maar is dat ook zo?
In sommige gevallen wel, wij leggen je in dit blog uit wanneer deze survey voldoende is en wanneer niet. Dit doen we aan de hand van een aantal voorbeelden:
1. Geen zakelijke ritten
In het bedrijf worden geen zakelijke ritten gemaakt óf alle zakelijke ritten worden gedeclareerd en voor woon-werkritten ontvangen de medewerkers een vaste vergoeding.
In dit geval is er indien relevant een sluitende administratie van zakelijke ritten, waardoor alleen de woon-werkreizen apart uitgevraagd moeten worden. De resultaten van de enquête zijn in dat geval voldoende om aan de rapportageverplichting te voldoen.
NB. De vaste vergoeding is sinds januari 2022 aangepast, enkel daadwerkelijk gereisde kilometers mogen worden vergoed. Verlofdagen, vakanties en ziektedagen moeten in mindering worden gebracht; de bewijslast hiervoor ligt bij de werkgever.
2. Leaseauto’s
Er is sprake van een vloot leaseauto’s. Veel leaserijders houden geen rittenadministratie bij, rijden mogelijk ook privé met de auto en betalen hiervoor bijtelling.
Voor de meest complete administratie raden we aan om alle ritten met de Fynch app te registreren en categoriseren in woon-werk, zakelijk of privé. Mocht dit niet mogelijk zijn kan ook hier de enquête voor worden ingezet om de benodigde informatie te verzamelen. Naast de ingevulde enquête is dan ook de volgende informatie nodig:
- Jaarkilometers en brandstoftype van per voertuig
- Of er met het voertuig ook privé wordt gereden
3. Mobiliteitsdiensten
Werkgever biedt mobiliteitsdiensten aan voor zakelijke en/of woon-werkmobiliteit.
Dit voorbeeld is vergelijkbaar met voorbeeld 2. Er zijn nu drie opties:
- Medewerker kan mobiliteitsdiensten gebruiken voor al het woon-werkverkeer en zakelijk vervoer
Hier zal een splitsing tussen woon-werk en zakelijk moeten worden gemaakt. Met behulp van de enquêteresultaten kunnen de totale gereisde kilometers (opgevraagd bij de leverancier) worden verdeeld tussen woon-werk en zakelijk. - Medewerker mag de mobiliteitsdiensten ook privé gebruiken
Hier geldt hetzelfde als optie 1, waarbij een extra afsplitsing moet worden gemaakt voor de privékilometers op basis van de methode van de overheid. - Medewerker gebruikt de mobiliteitsdiensten alleen voor zakelijk vervoer, een andere constructie wordt gebruikt voor woon-werkvervoer
In dit geval zal de enquête gebruikt worden om inzicht te krijgen in de woon-werkkilometers.
4. Een combinatie
In het bedrijf bestaat een combinatie van de hierboven genoemde use cases, eventueel aangevuld met andere variabelen zoals declaraties.
Fynch Mobility biedt een oplossing waarbij alle woon-werkritten, zakelijke ritten en thuiswerkdagen (automatisch) worden geregistreerd en gerapporteerd.
Dit inzicht zal op persoonsniveau tot gedragsverandering leiden, daarnaast kan een werkgever met de verzamelde data het mobiliteitsbeleid verder optimaliseren.
Zoals uit de hierboven genoemde use cases blijkt, zijn er gevallen denkbaar waarbij (een deel) van het medewerkersbestand kan voldoen aan de rapportageverplichting middels een vragenlijst.
Met Fynch Mobility willen wij een oplossing bieden voor alle werknemers, Fynch Mobility zorgt ervoor dat jouw organisatie voldoet aan de Rapportageverplichting WPM, daarvoor gebruiken wij onze app en ons platform maar ook de enquête valt onder de mogelijkheden.
Wij helpen graag verder.
