Declaraties automatiseren
Declaraties zijn vaak een tijdrovend en foutgevoelig proces.
Medewerkers maken bonnetjes, raken ze kwijt of voeren ze later handmatig in. Managers moeten controleren en goedkeuren. Finance corrigeert achteraf en probeert alles kloppend te krijgen.
In de praktijk leidt dit tot:
- veel handmatige handelingen
- fouten en correcties
- onduidelijke of incomplete declaraties
- vertraging in verwerking
Vooral bij grotere organisaties stapelt dit zich snel op.
Met Fynch worden declaraties automatisch verwerkt van invoer tot uitbetaling.
Medewerkers maken eenvoudig een foto van een bon of laten gegevens automatisch registreren. De relevante informatie wordt direct herkend en verwerkt.
Declaraties worden vervolgens automatisch gecontroleerd en verwerkt volgens jullie beleid en klaargezet voor payroll.
Geen losse stappen meer. Geen handmatige verwerking.
Fynch combineert declaratieverwerking met mobiliteit en beleid in één platform.
Dit betekent:
- automatische herkenning van bonnetjes
- directe koppeling met vergoedingsregels
- integratie met HR en payroll
- één centrale workflow voor alle declaraties
Hierdoor verdwijnen losse tools en handmatige controles.
Het resultaat voor jouw organisatie
Minder handmatige invoer
Bonnetjes worden automatisch herkend en verwerkt. Medewerkers hoeven geen bedragen over te typen of velden in te vullen.
Minder fouten en correcties
Omdat data direct uit bonnetjes wordt gehaald, verdwijnen typfouten en vergissingen. Finance hoeft niet meer achteraf te controleren en bij te werken.
Snellere verwerking van declaraties
Van indiening tot uitbetaling gaat alles automatisch. Wat eerst dagen of weken kostte, is nu binnen enkele uren afgerond.
Betere controle en audit trail
Elke stap wordt vastgelegd. Je ziet precies wie wat heeft ingediend, goedgekeurd en verwerkt – met bijbehorende bon en tijdstip.
Minder druk op finance
Geen stapels bonnetjes meer die handmatig verwerkt moeten worden. Finance kan zich richten op analyse en advies in plaats van correcties.
Declaraties die zichzelf regelen
Declaraties worden geen administratieve last meer. Medewerkers dienen eenvoudig in. Managers keuren sneller goed. Finance hoeft niet meer te corrigeren. Alles klopt direct en is volledig inzichtelijk.
De implementatie is binnen enkele weken afgerond en Fynch integreert volledig met jullie bestaande systemen. Het platform ondersteunt verschillende declaratiestromen en blijft volledig compliant en controleerbaar.
Van bon tot uitbetaling in 5 stappen
Declaratie indienen
Medewerker maakt een foto van de bon via de app. Klaar.
Automatische verwerking
Fynch herkent direct alle relevante gegevens: bedrag, datum, leverancier en BTW.
Beleid toepassen
Het systeem controleert automatisch of de declaratie past binnen jullie regels en limieten.
Goedkeuring
De declaratie komt bij de juiste manager terecht volgens jullie vastgestelde workflow.
Uitbetaling
Goedgekeurde declaraties gaan direct naar payroll voor verwerking in het salaris.
De prijs van blijven doormodderen
Dan blijft het huidige proces bestaan. Medewerkers blijven bonnetjes kwijtraken of verkeerd invoeren. Managers blijven eindeloos goedkeuren. Finance blijft achteraf corrigeren en zoeken naar fouten.
Handmatige invoer, fouten, vertraging en frustratie stapelen zich op. Vooral bij piekmomenten – denk aan maandafsluitingen of vakantieperiodes – voelt het als vechten tegen de bierkaai.
En vooral: er gaat onnodig veel tijd verloren. Tijd die je team niet heeft. Tijd die je kunt besteden aan werk dat er echt toe doet.
Declaraties op de automatische piloot
Plan een demo en ontdek hoe declaraties automatisch verwerkt worden binnen jullie organisatie – van bonnetje tot uitbetaling.