Over Pro Persona
Pro Persona is een grote GGZ-instelling waar ambulante zorg een belangrijk onderdeel vormt van de dienstverlening. Dagelijks reizen honderden zorgprofessionals naar cliënten in hun eigen leefomgeving. Dat vraagt om een mobiliteitsoplossing die meebeweegt met de zorgpraktijk, maar tegelijk administratief en fiscaal correct is ingericht.
De uitdaging
De mobiliteitsadministratie bij Pro Persona kende meerdere lagen van complexiteit:
-
verschillende typen ritten met verschillende vergoedingen
(woon-werk, zakelijk en cliëntgebonden) -
medewerkers ontvangen een vaste, onbelaste woon-werkvergoeding
-
zakelijke ritten overlappen deels met woon-werktrajecten
-
deze woon-werk kilometers moeten worden verrekend met zakelijke kilometers om dubbele uitkering te voorkomen
-
losse bonnetjes voor parkeren en overige reiskosten
-
medewerkers moesten verschillende apps gebruiken voor het declareren van reizen en het indienen van bonnetjes
-
handmatige invoer van bedragen en btw, met een verhoogde kans op fouten en correcties
-
verwerking in AFAS, conform CAO GGZ en fiscale regelgeving
Dit maakte het proces foutgevoelig, tijdrovend en lastig te controleren, zowel voor zorgmedewerkers als voor HR, Finance en Salarisadministratie.
De keuze voor Fynch Mobility
Fynch Mobility automatiseert juist deze complexiteit in één platform.
Voor Pro Persona was doorslaggevend dat Fynch:
-
Ritten automatisch registreert via GPS
-
Zakelijke en cliëntgebonden ritten duidelijk onderscheidt, met correcte vergoedingen
-
Woon-werk kilometers automatisch verrekent met zakelijke ritten, zodat:
-
dubbele vergoedingen worden voorkomen
-
fiscale regels correct worden toegepast
-
handmatige controles overbodig zijn
-
-
Bonnetjes laat scannen in de app, waarbij slimme scan-en-herken technologie:
-
het bedrag herkent
-
de categorie bepaalt
-
de btw automatisch uitleest
-
-
foutieve invoer door medewerkers voorkomt
-
de kans op incorrecte betalingen en fraude verlaagt
-
en alle gegevens direct meeneemt in één declaratierapport richting AFAS
Waar voorheen meerdere systemen, handmatige invoer en controles nodig waren, verloopt dit proces nu grotendeels automatisch.
Implementatie & gebruik
De inrichting is afgestemd op de praktijk van Pro Persona:
-
complexe vergoedingsregels en verrekeningen
-
vaste woon-werkvergoeding
-
correcte verwerking en controle binnen AFAS
-
minimale handelingen voor zorgmedewerkers
Voor medewerkers betekent dit:
één app, automatische registratie, geen bedragen meer overtypen en geen berekeningen maken.
Het resultaat
Met Fynch Mobility heeft Pro Persona:
-
één geautomatiseerd proces voor ritten én onkosten
-
aanzienlijk minder fouten in declaraties
-
minder correcties en controles door Finance
-
lagere kans op onterechte of dubbele betalingen
-
een gemiddelde tijdwinst van 2 tot 6 uur per medewerker per maand
-
meer rust bij HR, Finance en Salarisadministratie
-
meer tijd en aandacht voor goede zorg voor cliënten
Ook relevant voor andere GGZ- en zorginstellingen
Herken je dit?
-
vaste woon-werkvergoeding
-
zakelijke en cliëntgebonden ritten
-
complexe verrekeningen om dubbele vergoeding te voorkomen
- Hoge administratieve druk
-
veel losse bonnetjes
-
AFAS als HR- en salarissysteem
Dan is Fynch Mobility ontwikkeld voor precies deze context.