Privacyverklaring

Fynch Mobility is een handelsmerk van Businessconcern B.V., kantoorhoudende te Utrecht aan de Europalaan 500, ingeschreven bij het Handelsregister van de KvK onder nummer 30204129 (hierna: Fynch).

Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle privacygevoelige informatie of persoonsgegevens die wij ontvangen van onze opdrachtgevers en gebruikers via de tools van het Fynch Platform, zoals de Fynch app en ProDrive Learning. Het is ook mogelijk dat je rechtstreeks persoonsgegevens aan ons verstrekt, bijvoorbeeld door een e-mail te versturen of een contactformulier in te vullen.

We hechten belang aan de privacy van onze opdrachtgevers en gebruikers, waardoor we persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandelen en beschermen. Alle medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend en zijn getraind in het zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie. We verwerken gegevens overeenkomstig met de voorwaarden die daaraan worden gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens we verwerken, voor welke doeleinden ze worden gebruikt en wat je rechten zijn op grond van de AVG.

Verwerking van persoonsgegevens in opdracht van onze klanten

In veel gevallen verwerken we persoonsgegevens in opdracht van onze klanten. Dit zijn meestal opdrachtgevers die met ons een contract hebben gesloten voor het gebruik van de Fynch app of ProDrive Learning ten behoeve van hun personeel of dat van hun klanten, of deelnemers aan campagne en projecten.

We kunnen persoonsgegevens op twee verschillende manieren ontvangen: vanuit de opdrachtgever of direct van jouzelf. Van de opdrachtgever halen we enkel informatie op die relevant is voor het doel waarvoor de app wordt gebruikt, bijvoorbeeld een personeelsnummer wanneer dit nodig is voor het opstellen van het declaratiebestand. In deze gevallen is onze opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en zijn wij de verwerker.

Je hebt mogelijk een arbeidsrelatie of contract met onze opdrachtgever, op basis waarvan je gebruik kunt maken van de Fynch app of ProDrive Learning. Deze opdrachtgever is ervoor verantwoordelijk te zorgen dat je persoonsgegevens op een goede en zorgvuldige manier en in overeenstemming met de AVG worden verwerkt. We adviseren het privacybeleid van onze opdrachtgever waar jij een arbeidsrelatie of contract mee hebt, door te nemen.

Verwerking van persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke

Het kan ook zijn dat wij niet in opdracht maar zelfstandig jouw persoonsgegevens verwerken, bijvoorbeeld als je onze website bezoekt, zelfstandig de Fynch app in gebruik neemt of een contactformulier invult. In dat geval zijn wij verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. We verwerken je persoonsgegevens alleen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij een partij bent, of als de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardige belangen van Fynch. Daarnaast kan er op ons een wettelijke verplichting rusten om je persoonsgegevens te verwerken.

Overzicht van persoonsgegevens die wij kunnen verwerken

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij mogelijk van jou kunnen verwerken. We hebben niet altijd toegang tot alle hieronder genoemde gegevens; dit is afhankelijk van het product dat je gebruikt en eventueel de overeenkomst met onze opdrachtgever.

Voor- en achternaam
E-mailadres
IP-adres van een websitebezoeker
Kenteken van je auto (altijd optioneel)
Mobiliteitsdata
- Start- en einddatum en tijd rit
- Start- en eindlocatie rit
- Route
- Vervoersmiddel
- Reistijd en afstand
- Reisdoel (woon-werk, privé, zakelijk)
Huisadres en dichtstbijzijnd station voor berekening vaste woon-werkafstand
Gegevens van de werkgever zoals naam werkgever, personeelsnummer, afdelingsnaam
Gegevens van mobiliteitskaarten zoals de NS Businesscard

Fynch werkt met software van Leadinfo, waarbij op basis van je IP-adres uit openbare bronnen zoals de Kamer van Koophandel bedrijfsinformatie kan worden opgehaald. De IP-adressen worden niet opgeslagen en Fynch ontvangt enkel openbaar beschikbare bedrijfsinformatie.

Doelen van de verwerking van persoonsgegevens

We verwerken je persoonsgegevens voor de voldoende doelen, afhankelijk van het product dat je gebruikt:

Analyseren van rij- en reisgedrag van gebruikers van onze software om inzicht te geven in CO₂ voetafdruk en vitaliteit;
Faciliteren van administratie van reizen en thuiswerkdagen om bij de werkgever reis- en thuiswerkkostendeclaraties te kunnen indienen;
Rapporteren van geaggregeerde informatie aan de opdrachtgever, bijvoorbeeld totale CO₂ voetafdruk van alle medewerkers;
Aan gebruikers de mogelijkheid bieden een account aan te maken en daarna toegang te krijgen tot de persoonlijke gegevens;
De opdrachtgever en gebruiker informeren over wijzigingen in onze producten en diensten;
Contact opnemen met de gebruiker via e-mail wanneer dit nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening, zoals bij het verzenden van een in de Fynch Reward Shop aangeschafte beloning.

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld, tenzij we wettelijk verplicht zijn om bepaalde gegevens langer te bewaren.

Fynch beschermt je persoonsgegevens met maatregelen tegen misbruik, onbevoegde toegang, bekendmaking, wijziging en vernietiging. De systeemomgeving van de Fynch app is digitaal beveiligd conform voorgeschreven richtlijnen en is ISO 27001 gecertificeerd. De persoonsgegevens worden opgeslagen en bewerkt in een goed beveiligd datacenter in West-Europa.

Verstrekking aan derden

We verstrekken persoonsgegevens enkel aan derden, zoals onze opdrachtgever, op basis van expliciete toestemming van de gebruiker of wanneer dit noodzakelijk of gerechtvaardigd is in het kader van het doel van de Fynch app. Denk hierbij aan het indienen van een declaratie, waarna de vereiste gegevens met de werkgever worden gedeeld, of aan het akkoord gaan met aanvullende deelnamevoorwaarden bij een project of campagne. Verstrekking aan anderen dan de opdrachtgever doen wij enkel wanneer dit noodzakelijk is voor een met jou gesloten overeenkomst, voor het behartigen van een gerechtvaardigd belang van ons, of om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting die op ons rust.

Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, bijvoorbeeld een hostingbedrijf, sluiten wij een overeenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid als wij zelf hanteren. We blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

We kunnen met geanonimiseerde data ook algemene analyses maken, bijvoorbeeld over duurzaam reisgedrag, die relevant zijn voor een breder publiek de uitkomste zullen wij alleen publiceren of delen wanneer de data op geen enkele manier kan worden gekoppeld aan een identificeerbaar persoon.

Je persoonsgegevens kunnen worden gebruikt voor marktonderzoek en optimalisering van onze dienstverlening. In dit kader worden de persoonsgegevens ook geanonimiseerd en zijn ze nooit meer herleidbaar.

We zullen je persoonsgegevens nooit verkopen of delen met derden voor commerciële doeleinden, tenzij je hiervoor uitdrukkelijk toestemming geeft.

Cookies

Een cookie is een klein bestand dat bij een bezoek aan onze website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. Als je dit niet wilt kun je dit aanpassen in je browser. Ook reeds opgeslagen informatie kan eenvoudig via de browser worden verwijderd.

Fynch gebruikt de volgende cookies:

Functionele cookies. Deze zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Deze analytische cookies maken geen inbreuk op je privacy waardoor we hiervoor geen toestemming van je nodig hebben.
Google Analytics. Google Analytics wordt door Fynch gebruikt om rapportages te krijgen over de manier waarop van de website gebruik gemaakt wordt en kwaliteit en effectiviteit gemeten kan worden. We maken op een door de Autoriteit Persoonsgegevens voorgeschreven manier gebruik van Google Analytics en hebben daardoor geen toestemming van je nodig.

Geautomatiseerde besluitvorming

De Fynch app kan op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten nemen over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Fynch) tussen zit. Dit gaat met name om het gebruik van automatische ritregistratie, waarbij op basis van GPS en bewegingsdata wordt ingeschat welke route je hebt gereisd en met welk vervoersmiddel. Ook kan er in sommige gevallen automatische labeling (privé, woon-werk of zakelijk) worden toegepast. Je dient zelf je ritten te controleren en bent ervoor verantwoordelijk dat de gepresenteerde gegevens juist zijn.

Inzien, corrigeren of verwijderen

Je hebt het recht te persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen of de verwerking te beperken. Daarnaast heb je het recht om eventuele toestemming voor de verwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens.

Wanneer onze opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke is kunnen we niet zelfstandig een beslissing nemen over je verzoek. We zullen het verzoek in dit geval zo snel mogelijk richting de verwerkingsverantwoordelijke communiceren.

Als het ons niet langer is toegestaan om je gegevens te verwerken kan dit nadelige gevolven hebben voor het gebruik van onze applicatie(s). In het ergste geval kan dit verzoek of bezwaar ervoor zorgen dat het niet meer mogelijk is om gebruik te maken van onze producten of diensten. Als deelname niet meer mogelijk is zijn wij verplicht dit aan de opdrachtgever te melden.

Je hebt het recht op gegevensoverdraagbaarheid (datraportabiliteit), maar enkel wanneer we over persoonsgegevens beschikken die wij óf met jouw toestemming verwerken, óf verwerken om een overeenkomst die we met jou hebben gesloten uit te voeren. Dataportabiliteit houdt in dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de digitale persoonsgegevens die wij van je bewaren in een leesbaar computerbestand met jou of een door jou aangewezen organisatie te delen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdraging, of een verzoek tot intrekking van toestemming of een bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar support@fynchmobility.com. Om er zeker van te zijn dat dit verzoek van jou komt vragen we een kopie van je identiteitsbewijs mee te sturen. Maak in deze kopie de pasfoto, MRZ (strook met nummers onderaan paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) zwart, ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 6 weken op je verzoek.

Tot slot willen we je er op wijzen dat je de mogelijk hebt een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

We nemen de bescherming van je gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je vragen, de indruk dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of aanwijzing van misbruik hebt, neem dan contact met ons op via support@fynchmobility.com.

Deze privacyverklaring is in werking getreden op 16 februari 2017 en voor het laatst gewijzigd op 14 november 2022.